Erfolgreiche
Lohnbuchhaltung:
das sollten Sie wissen
Die Lohnbuchhaltung spielt in jedem
Unternehmen mit Mitarbeitern
eine wichtige Rolle.
Wir haben für Sie zusammengefasst, was Sie über Aufgaben
und Outsourcing der Lohnbuchhaltung wissen sollten.
Die Lohnbuchhaltung muss in jedem
Unternehmen, in dem Mitarbeiter
beschäftigt sind, erfolgen.
Neben der Erstellung von
Entgeltabrechnungen gehören auch die
Pflege der Mitarbeiterstammdaten,
die Führung von Lohnkonten und
die Meldung notwendiger Beiträge
zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung.
Lohnbuchhalter müssen sich im
Lohnsteuer-, Arbeits- und
Sozialversicherungsrecht auskennen.
Das sind die Aufgaben der Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung umfasst deutlich mehr Aufgaben als
nur das Erstellen von Lohn- oder Gehaltsabrechnungen.
Zu diesen gehören:
Das Pflegen der Personenstammdaten
Für jeden Mitarbeiter eines Unternehmens wird bei Einstellung
ein Lohnkonto angelegt. In diesem Lohnkonto müssen
verschiedene Daten wie Name, Geburtstag und Anschrift
enthalten sein. Diese Personenstammdaten werden von
der Lohnbuchhaltung gepflegt und aktualisiert.
Das Führen der Lohnkonten
Die Lohnkonten beinhalten weitere personenbezogene
Informationen wie zum Beispiel allgemeine
Besteuerungsmerkmale des Arbeitnehmers. Außerdem
müssen bei jeder Lohnabrechnung weitere Informationen
vermerkt werden. Was neben dem Lohnzahlungszeitraum
und dem Arbeitslohn festgehalten werden muss, regelt
§4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung.
Das Erstellen der Lohnabrechnungen
Eine der Hauptaufgaben der Lohnbuchhaltung ist
die Berechnung der Arbeitnehmerbezüge. Zu den
Gesamtbezügen eines Mitarbeiters kommen auch
die Lohnsteuern sowie die Sozialversicherungsbeiträge.
Die Lohnbuchhaltung erstellt die Entgeltabrechnungen
für jeden Mitarbeiter und übergibt diese.
Das Erfüllen der Meldeerfordernisse
Die Lohnbuchhaltung kümmert sich ebenfalls um
die gesetzlichen Meldeerfordernisse. Darunter fallen
beispielsweise Lohnsteueranmeldungen, die DEÜV-
Meldungen und die Beitragsnachweise bei den
Krankenkassen. DEÜV ist die Abkürzung für
Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung
und bezeichnet die Verordnung über die Datenerfassung
und -vermittlung an die Sozialversicherungen.
Das Erstellen von Buchungsbelegen
Lohn oder Gehalt müssen auf die Konten der Mitarbeiter
überwiesen werden. Auch diese Aufgabe übernimmt die
Lohnbuchhaltung und erstellt entsprechende Buchungsbelege
für die Finanzbuchhaltung. In vielen kleineren Unternehmen
ist die Lohnbuchhaltung außerdem für das Erstellen von
Arbeitsverträgen zuständig.
Lohnbuchhaltung auslagen
oder selbst erledigen?
Nach §108 GewO besteht für jeden
Arbeitgeber die Pflicht, seinen
Mitarbeitern eine Entgeltabrechnung
auszustellen.
Deshalb stehen gerade viele kleinere
Unternehmen vor der Frage, ob sie ihre
Lohnbuchhaltung auslagern sollten.
Wir haben die Vor- und Nachteile
für Sie zusammengefasst.
Auslagerung der Lohnbuchhaltung:
Vor- und Nachteile
Durch das Auslagern der Lohnbuchhaltung ersparen Sie sich viel Aufwand. Sie müssen sich kein Wissen in diesem Bereich aneignen und können die Zeit anderweitig für Ihr Unternehmen nutzen.
Falls Sie in Erwägung gezogen haben, einen Mitarbeiter für die Lohnbuchhaltung einzustellen, können Sie aus finanzieller Sicht durch die Auslagerung einiges an Geld sparen. Auch für entsprechende Programme entstehen keine Kosten und bei einem professionellen Lohnbüro können Sie korrekte Lohnabrechnungen erwarten.
Die Auslagerung der Lohnbuchhaltung bringt
jedoch auch einige Nachteile mit sich.
Sie sollten stets sicherstellen, dass Sie die
Lohnabrechnungen in professionelle Hände
geben, da sensible Personaldaten an den
externen Dienstleister herausgegeben
werden. Ein Lohnbüro kann zudem sehr
teuer sein und Sie müssen die Haftung
für eventuelle Fehler unbedingt
vor Vertragsschluss abklären.
Lohnabrechnungen selbst erstellen:
Vor- und Nachteile
Wenn Sie die Lohnbuchhaltung selbst
übernehmen wollen, müssen Sie sich
natürlich das entsprechende Fachwissen
aneignen oder einen Mitarbeiter einstellen.
Dies kostet Zeit und Geld.
Ein großer und offensichtlicher Vorteil
der selbstständigen Erstellung der
Lohnabrechnungen ist die Kostenersparnis.
Außerdem sparen Sie sich den
Kommunikationsaufwand mit
externen Dienstleistern.
Da Sie die Aufbereitung der Arbeitsstunden
der Mitarbeiter ohnehin schon für den
Steuerberater machen müssen, können Sie
die Entgeltabrechnung mit etwas Wissen
und einer passenden Software auch schnell
selbst erledigen. Zudem sind Sie deutlich
flexibler bei kurzfristigen Änderungen
wie beispielweise Krankheit oder Ausfall
eines Mitarbeiters.
So finden Sie das passende Programm
für die Lohnbuchhaltung
Wenn Sie die Lohnbuchhaltung in Ihrem
Unternehmen selbst erledigen möchten,
sollten Sie in jedem Fall die passende
Software finden. Aufgrund der großen
Anbieterzahl kann die Suche nach einem
guten Lohnbuchhaltungsprogramm
jedoch sehr aufwendig sein.
Nutzen Sie daher unseren Konfigurator
und finden Sie in nur wenigen Schritten
die optimale Software für Ihr
Unternehmen!